Metode dan Teknik Rekrutmen

Metode Rekrutmen

Langkah awal dalam fungsi operatif manajemen SDM adalah pengadaan pegawai (procurement). Procurement adalah serangkaian proses kegiatan yang dilaksanakan untuk mendapatkan tenaga kerja (SDM) yang memadai berdasarkan kebutuhan organisasi (need assesment) sebagaimana dituangkan dalam job analysis. Implementasi fungsi ini mencakup empat aktivitas penting yaitu: penarikan (recruitment), pemilihan (selections), penempatan (placement), dan orientasi (orientation and induction) pegawai.

Secara garis besar, sumber tenaga kerja dapat dibedakan dalam dua kelompok, yaitu dari sumber internal dan eksternal, maka penarikan pegawai juga dapat dilakukan dengan dua metode, internal dan eksternal.

1. Rekrutmen Internal

Penarikan tenaga kerja yang berasal dari sumber internal dilakukan dengan cara memberdayakan pegawai yang sudah ada. Misalnya melalui rotasi, transfer, promosi, demosi, mutasi, kerja lembur, atau memberi tugas baru sebagai tambahan di luar tugas lama yang tetap menjadi kewajibannya. Di samping itu, bisa juga dilakukan dengan mengubah status kepegawaiannya dari tenaga paruh waktu atau honorer menjadi tenaga kontrak atau bahkan menjadi pegawai tetap, atau dengan memberdayakan kembali pegawai yang sudah dipensiun.

Penarikan pegawai dari sumber internal bertujuan untuk:

a.     Meningkatkan morale (semangat) tenaga kerja yang sudah ada

b.     Memelihara kesetiaan pegawai

c.     Memotivasi pegawai dengan terpeliharanya iklim kerja kondusif

d.     Memberi penghargaan atas pegawai yang berprestasi

e.     Efisiensi dalam proses seleksi

Dengan demikian, penarikan pegawai dari sumber internal memiliki beberapa keuntungan, antara lain:

a.     Formasi (lowongan) kerja cepat terisi, karena calon sudah tersedia dari dalam

b.     Pegawai yang ditarik dapat menyesuaikan diri lebih cepat, karena mereka sudah memahami budaya kerja yang berkembang dalam organisasi

c.     Meningkatkan semangat kerja dan menumbuhkan rasa percaya diri kepada pegawai yang ada, karena mereka memiliki prospek pengembangan karier secara bertahap

Di sisi lain, penarikan pegawai dari sumber internal mempunyai beberapa kelemahan antara lain dapat menghambat masuknya gagasan baru karena mereka sudah terbiasa dalam budaya yang ada, bahkan karakter yang tidak baik akan tetap terbawa. Di samping itu, akan dapat menimbulkan konflik internal bila terjadi salah mengambil orang atau keliru menempatkan mereka pada posisinya yang baru.

1.  Penempatan Pekerjaan (Placement)

Dalam metode ini, posisi yang dapat diisi diumumkan lewat buletin atau papan pengumuman perusahaan. Prosedur penempatan pekerjaan membuat karyawan berusaha keras untuk mencapai posisi yang lebih baik dalam perusahaan. Informasi yang disampaikan dalam pengumuman meliputi keseluruhan kepentingan persoalan yang menyangkut pekerjaan, seperi uraian pekerjaan, pendidikan dan pelatihan yang disyaratkan, gaji, dan apakah perkejaan penuh waktu atau paruh waktu.

Untuk mengurangi dampak negatif dari sistem penempatan kerja, perlu dipertimbangkan beberapa hal berikut ini:

a.     Prosedur penempatan kerja harus ditentukan secara jelas dan diberitahukan secara langsung dan terbuka kepada seluruh karyawan, dan jadwal waktunya harus jelas dan tepat.

b.     Harus dinyatakan tentang spesifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. Semakin banyak spesifikasi yang dibutuhkan diduga semakin sedikit jumlah pelamar dan hal ini akan memudahkan perusahaan untuk menyeleksinya.

c.     Persyaratan aturan main dan kriteria keputusan penerimaan harus diketahui pelamar secara jelas dan terbuka. Hasilnya harus segera diumumkan sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

2.  Inventarisasi Keahlian

Secara esensial, inventarisasi keahlian meliputi daftar nama karyawan, pendidikan, pelatihan, posisi sekarang, pengalaman kerja, keahlian dan kemampuan pekerjaan yang terkait, dan kualifikasi lainnya. Perusahaan dapat meneliti melalui inventarisasi keahlian untuk mengidentifikasi calon potensial untuk mengisi lowongan kerja di posisi tertentu, melalui penggunaan komputer.

3.     Penawaran Pekerjaan

Apabila di suatu perusahaan terdapat serikat pekerja, dapat dilakukan perjanjian antara manajer dan pekerja, termasuk prosedur penawaran kerja. Prosedur ini secara khusus menspesifikasi semua pekerjaan yang tercakup dalam pekerjaan yang harus diisi oleh pelamar yang berkualifikasi dari unit perusahaan yang menawarkannya. Posisi dapat diisi oleh individu yang paling berpengalaman dari pelamar-pelamar yang berkualifikasi.

4.     Rekomendasi Karyawan

Sumber informasi yang paling berharga adalah karyawan sekarang yang mungkin mengetahui seseorang yang berkualifikasi dan tertarik dengan posisi kerja yang lowong. Sumber informasi seperti ini memiliki biaya amat rendah, dan di sisi lainnya dapat menghasilkan sejumlah prospek yang bagus karena biasanya hanya individu yang berminat dalam pekerjaan yang direkomendasikan oleh teman dan keluarga mereka pada perusahaan. Keuntungan lain adalah waktu pencarian bisa dipercepat, dan diharapkan dapat memberikan garansi tentang karakter dan mungkin kompetensi calon pegawai.

Penerapan metode ini harus ekstra hati-hati karena memiliki kelemahan berikut ini:

a.     Dapat terjadi fenomena kolusi dan nepotisme serta cenderung diskriminatif

b.     Menimbulkan kekecewaan karyawan yang direkomendasikan oleh seseorang, tetapi ternyata ditolak.

c.     Timbulnya kelompok klik yang cenderung dapat menciptakan konflik kepentingan sehingga lingkungan kerja menjadi tidak nyaman.

d.     Karena kecenderungan pilihan sangat terbatas, maka tidak tertutup peluang terjadinya proses seleksi yang kurang didasarkan pada persaingan dan manfaat.

2. Rekrutmen Eksternal

Penarikan tenaga kerja dari sumber eksternal dilakukan dengan merekrut pegawai dari luar perusahaan. Misalnya melalui penerimaan lamaran secara terbuka (opened application), bekerja sama dengan lembaga pendidikan yang dapat merekomendasikan lulusan terbaiknya, memasang iklan lowongan kerja, menggunakan jasa biro atau agen tenaga kerja, memanfaatkan anggota keluarga pegawai, rekomendasi dari serikat pekerja dan/atau dari pegawai yang sudah ada. Penarikan pegawai dari sumber eksternal bertujuan untuk:

a.     Menciptakan suasana baru di lingkungan kerja, sehingga terbuka peluang tumbuhnya gagasan/ide baru yang konstruktif.

b.     Mengurangi timbulnya persaingan negatif antar pegawai yang sudah ada.

c.     Menghindari kolusi dan nepotisme yang berlebihan.

d.     Mendapatkan calon pegawai yang lebih kompetitif.

Keuntungan utama yang bisa diperoleh melalui metode ini adalah menghindari terjadinya kesalahan dalam mengisi formasi jabatan dan mendapatkan tenaga kerja yang kualifikasinya lebih terjamin. Sedangkan kelemahannya proses penarikan pegawai akan memakan waktu lama, sehingga mermbutuhkan biaya yang lebih besar. Di samping itu, kemungkinan akan menimbulkan komunikasi yang kurang harmonis, kecemburuan, serta perasaaan tidak enak antara pendatang baru dengan pegawai lama.

1.     Institusi Pendidikan

Rekrutmen karyawan dapat berasal dari kalangan lembaga pendidikan, mulai dari sekolah menengah umum dan kejuruan sampai perguruan tinggi. Perusahaan setingkat multinasional, pada saat sekarang membutuhkan pelamar-pelamar yang berlatar belakang pendidikan strata satu dan bahkan strata dua. Rekrutmennya berskala nasional. Sebaliknya, pada perusahaan-perusahaan kecil proses rekrutmen yang dilakukan berskala regional dan atau lokal.

Untuk memudahkan proses penyeleksian, biasanya perusahaan-perusahaan merekrut calon karyawan dari lembaga-lembaga pendidikan ternama. Tujuannya di samping mengurangi biaya rekrutmen dan seleksi, perusahaan pun akan meningkatkan prestisenya karena mendapat calon-calon karyawan yang unggul. Perusahaan biasanya langsung mengirimkan surat permohonan atau datang langsung ke pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan. Perusahaan yang profesional memiliki daftar peringkat perguruan tinggi terkenal, yaitu selain didasarkan pada derajat keunggulan kinerja alumni juga didasarkan pada peringkat keunggulan kinerja akademik di tingkat nasional. Apabila prosedur ini diterapkan, maka cenderung perusahaan tersebut tidak akan membuka lowongan kerja secara terbuka.

2.     Iklan

Iklan merupakan salah satu jalur menarik calon pelamar. Media yang digunakan dapat berbentuk surat kabar, majalah, jurnal ilmiah, dan bentuk media lainnya seperti radio. Tujuan utama dari iklan lowongan kerja adalah memberitahukan bahwa di suatu organisasi atau perusahaan ada lowongan kerja dan mengundang mereka yang merasa berminat dan merasa memenuhi syarat yang ditetapkan untuk melamar atau menawarkan diri untuk mengisinya. Oleh karena itu, iklan lowongan kerja mengandung unsur undangan atau bujukan, bukan hanya sekedar pemberitahuan. Sehubungan dengan hal itu, iklan lowongan kerja harus disusun sedemikian rupa supaya menarik perhatian kandidat yang tepat dan mendorong mereka mengajukan lamaran.

Beberapa keunggulan menggunakan iklan sebagai media rekrutmen:

a.     Jangkauan sasaran sangat luas yang mencakup segmen pasar yang sangat beragam, seperti pelamar dari kalangan perguruan tinggi, pembaca/pendengar yang menganggur, para profesional dan eksekutif, dan sebagainya.

b.     Informasi lebih cepat diterima dan segera direspon oleh segmen pasar, apalagi jika kondisi ekonomii nasional sedang krisis.

3.     Agen Pemerintah

Setiap pemerintah memiliki agen atau divisi penempatan tenaga kerja yang dikelola oleh Departemen Tenaga Kerja (Depnaker). Setiap pelamar harus mendaftar lebih dahulu ke Depnaker. Pemerintah menginformasikan secara terbuka lewat pengumuman tertulis tentang lowongan kerja di perusahaan sendiri atau di perusahaan lain dan di institusi lain. Informasi tersebut dapat diakses dari sumbernya, baik langsung maupun tidak langsung. Dinas ini juga berfungsi untuk menyalurkan calon karyawan ke pihak lain yang membutuhkan.

4.     Agen Swasta

Berbeda dengan penyalur tenaga kerja yang umum, pelamar kerja tidak dikenakan biaya sejak skrining awal sampai diterima oleh perusahaan/agen swasta atau institusi lainnya. Seperti layaknya perusahaan, agen swasta secara aktif mencari dan bahkan memperoleh informasi tentang lowongan kerja dari perusahaan tertentu.

5.     Perusahaan Pencari Tenaga Eksekutif

Beberapa agen pencari tenaga kerja memfokuskan upaya mereka untuk mencari karyawan tingkat manajerial eksekutif. Pencariannya sangat agresif dan proaktif sebagai bagian tugas dari posisi perusahaan yang berfungsi sebagai konsultan. Pada dasarnya cara pendekatan yang dilakukan perusahaan relatif berbeda dengan agen swasta pencari tenaga kerja. Agen swasta mengutamakan iklan sebagai media, sedangkan perusahaan pencari tenaga eksekutif mencari langsung dan menghubungi para karyawan yang sudah memiliki posisi eksekutif, naik langsung lewat lobi-lobi aktif maupun tidak langsung berhadapan (melalui surat atau telepon).

6.     Rekrutmen Melalui Organisasi Profesi

Rekrutmen melalui organisasi seperti ini dapat dilakukan bila kita mencari tenaga-tenaga profesional dan spesialis tertentu melalui pendekatan langsung.

Teknik Rekrutmen

Teknik-teknik rekrutmen, baik di sektor publik maupun swasta dapat dilakukan melalui asas disentralisasikan atau didesentralisasikan, tergantung keadaan (besarnya) organisasi, kebutuhan dan jumlah calon pekerja yang hendak direkrut.

1.     Teknik Rekrutmen yang Disentralisasikan

Jika instansi tersebut mempunyai beberapa ribu pekerja, dan jika departemen-departemen yang berbeda merekrut sejumlah besar pekerja juru ketik atau teknis bagi tipe kedudukan yang sama, rekrutmen yang disentralisasikan akan lebih sering dipakai karena lebih efisien biaya. Jika rekrutmen disentralisasikan, instansi yang mengelola sumber daya manusia itu akan bertanggungjawab untuk meminta dari para manajer akan perkiraan-perkiraan periodik mengenai jumlah dan tipe pekerja-pekerja baru yang dibutuhkan di waktu akan datang.

2.     Teknik Rekrutmen yang Didesentralisasikan

Rekrutmen yang didesentralisasikan terjadi di instansi-instansi yang relatif kecil, kebutuhan-kebutuhan rekrutmen terbatas, dan dalam mana setiap instansi mempekerjakan berbagai tipe pekerja. Rekrutmen dengan cara ini selalu dipakai untuk posisi-posisi khas profesional, ilmiah, atau administratif bagi suatu instansi tertentu. Selama masa resesi, di mana permintaan akan pekerjaan-pekerjaan pemerintah meningkat tetapi lowongannya terbatas, maka penggunaan rekrutmen dengan cara ini lebih efektif.