Manfaat Analisis Jabatan

Penggunaan satu atau gabungan beberapa teknik pengumpulan informasi dalam rangka analisis jabatan dikatakan tepat apabila bermanfaat dalam peningkatan manajemen sumber daya manusia, sehingga sumber daya manusia dalam organisasi mampu lebih mengoptimalkan kontribusinya ke arah pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Melalui tahapan-tahapan analisis jabatan, tahap persiapan, dan tahap pengumpulan, seperti yang ditunjukkan dalam gambar 2.3, bagian personalia memperoleh informasi jabatan, selanjutnya informasi ini di masukkan kedalam formulir yang dapat digunakan, seperti uraian jabatan, persyaratan jabatan, dan standar jabatan. Bersama-sama, penerapan analisis jabatan ini memberikan suatu sistem sumber daya manusia.

1.        Uraian jabatan

Yang dimaksud dengan uraian jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan berbagai aspek pekerjaan. Pada umumnya hal-hal yang diuraikan mencakup :

-          Nama jabatan pelaksana pekerjaan tertentu

-          Kode jabatan

-          Tanggal uraian jabatan dibuat

-          Penyusun/penulis uraian jabatan

-          Lokasi pekerjaan dilakukan

-          Tingkat jabatan

-          Nama pengawas atau atasan langsung yang bersangkutan

-          Uraian singkat pekerjaan

-          Kewajiban-kewajiban

-          Status jabatan

-           Persetujuan pengawas agar menjamin ketepatan uraian pada butir-butir yang terdapat dalam lembar uraian pekerjaan

Dalam suatu organisasi, semua uraian jabatan mengikuti gaya yang sama, meskipun bentuk dan isinya mungkin berbeda. Salah satu pendekatannya adalah menulis suatu uraian cerita yang menggambarkan jabatan dalam beberapa paragrap atau gaya lainnya dengan membagi uraian jabatan menjadi beberapa sub bagian seperti yang ditunjukkan dalam gambar 2.4, menunjukkan suatu uraian jabatan yang serupa dengan cheklist analisis jabatan yang semula menghasilkan data.

2.        Spesifikasi jabatan

Perbedaan antara uraian jabatan dan persyaratan jabatan adalah perbedaan perspektif/pandangan. Suatu uraian jabatan merumuskan apa yang dilakukan oleh jabatan. Sedangkan suatu persyaratan jabatan menggambarkan apa yang dituntut oleh jabatan dari pekerja-pekerja yang melaksanakannya dan faktor-faktor manusia yang disyaratkan. Dengan kata lain spesifikasi jabatan menonjolkan karakteristik manusia yang diperlukan dalam melaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Oleh karena keduanya memusatkan pada jabatan, maka sering digabungkan dalam satu dokumen. Akantetapi penggabungan dua dokumen ini hanya disebut sebagai uraian pekerjaan.

 

Suatu lembar informasi tentang spesifikasi jabatan biasanya mencakup :

-       Nama jabatan pelaksana pekerjaan tertentu

-       Kode jabatan

-       Tanggal spesifikasi jabatan dibuat

-       Penyusun/penulis spesifikasi jabatan

-       Lokasi pekerjaan dilakukan

-       Tingkat jabatan

-       Nama pengawas atau atasan langsung yang bersangkutan

-       Kecakapan yang meliputi pendidikan, pelatihan dan pengalaman

-       Persyaratan khusus yang harus dipenuhi baik secara fisik ataupun mental

-       Kondisi pekerjaan

3.        Standar jabatan

Analisis jabatan mempunyai penerapan yang ketiga, standar pelaksanaan jabatan. Standar ini mempunyai dua fungsi, yaitu sebagai tujuan atau sasaran dari jabatan bagi usaha pegawai dan merupakan kriteria terhadap suksesnya jabatan diukur. Semua sistem pengawasan mempunyai empat hal yang penting yaitu standar pelaksanaan, ukuran, koreksi, dan umpan balik.

Standar pelaksanaan jabatan dikembangkan dari informasi analisis jabatan, dan kemudian pelaksanaan pekerjaan yang sesungguhnya diukur. Apabila pelaksanaan pekerjaan yang diukur menyimpang dari standar jabatan, maka diadakan tindakan perbaikan. Tindakan perbaikan digunakan sebagai umpan balik terhadap standar dan pelaksanaan pekerjaan yang sesungguhnya. Umpan balik ini mengakibatkan perubahan-perubahan baik dalam standar-standar (apabila standar ini tidak tepat) maupun dalam pelaksanaan jabatan yang sesungguhnya.