Analisis Jabatan (bag 3)

LANGKAH-LANGKAH ANALISIS JABATAN

Para analis jabatan mempunyai salah satu fungsi pokok mengumpulkan informasi tentang semua pekerjaan dalam suatu organisasi dan ciri-ciri pekerja yang melakukan pekerjaan tersebut. Sebagaimana halnya dengan segi-segi lain dalam kehidupan organisasional, pengumpulan informasi tentang analisis pekerjaan juga tidak boleh lepas kaitannya dengan upaya mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Oleh karena itu dalam rangka pengumpulan informasi tentang analisis jabatan, para analis harus mengetahui pula tentang seluk beluk organisasi seperti tujuanya, strateginya, strukturnya, sumber daya dan dana yang dimiliki serta produk yang dihasilkan apakah berupa barang atau jasa.

Berdasarkan hal-hal itulah tiga jenis kegiatan pengumpulan informasi dilakukan,yaitu sebagai berikut : (1) Identifikasi jabatan; (2) Penyusunan kuesioner; (3) Pengumpulan informasi

1. IDENTIFIKASI JABATAN

Langkah pertama dalam analisis jabatan adalah mengidentifikasikan berbagai ragam pekerjaan yang hendak dianalisis. Proses identifikasi/pengenalan jabatan ini dalam organisasi-organisasi yang kecil tentunya relatif mudah dan sederhana, karena hanya terdapat sedikit jabatan yang ditemukan. Dalam organisasi-organisasi besar, para analis mungkin harus membuat daftar tentang jabatan-jabatan dari catatan-catatan daftar pembayaran, bagan-bagan organisasi, atau dari hasil pembicaraan dengan para pekerja dan pengawas. Apabila sebelumnya telah dibuat analisis jabatan, maka para analis mungkin dapat menggunakan catatan-catatan sebelumnya untuk mengenal banyak jabatan dalam suatu organisasi.

2. PENYUSUNAN KUESIONER

Untuk mempelajari jabatan-jabatan, para analis mengembangkan checklist atau daftar pertanyaan yang disebut rencana analisis jabatan (Job analyst schedules). Para analis berusaha mengumpulkan informasi jabatan secara seragam. Adalah penting menggunakan daftar pertanyaan yang sama untuk jabatan-jabatan yang sama. Keseragaman adalah sangat sulit dipelihara dalam organisasi-organisasi yang besar. Apabila para analis mempelajari jabatan-jabatan yang sama dalam bagian-bagian yang berlainan, maka hanya daftar pertanyaan yang seragam yang mungkin dapat menghasilkan data yang berguna.

Terlepas dari keputusan kelompok mana yang hendak dianalisis, apakah pekerjaan yang bersifat teknikal, ketatausahaan, atau manajerial, instrumen yang paling sering digunakan adalah kuesioner. Penggunaan kuesioner merupakan teknik yang paling luas dipakai, karena kuesioner lebih memungkinkan untuk menanyakan berbagai aspek yang lebih luas mengenai pekerjaan. Biasanya suatu kuesioner yang disusun untuk kepentingan pengumpulan informasi tentang pekerjaan, mengandung paling sedikit lima hal, yaitu :

1.      Status dan identifikasi

Status informasi yang dimiliki sekarang dikaitkan dengan pekerjaan yang diidentifikasikan. Tanpa catatan-catatan ini, para pemakai data analisis jabatan mungkin mengandalkan informasi yang sudah ketinggalan zaman atau menggunakannya untuk jabatan yang salah. Oleh karena kebanyakan jabatan berubah seiring berjalannya waktu, maka informasi yang sudah ketinggalan zaman dapat memberikan pengarahan yang salah terhadap kegiatan-kegiatan kepegawaian lainnya.

2.      Kewajiban-kewajiban dan Tanggung jawab

Salah satu maksud penyusunan kuesioner tentang pekerjaan adalah agar diperoleh informasi yang setepat mungkin tentang tugas yang harus dijalankan dan tanggung jawab yang harus dipikul baik oleh mereka yang bertanggung jawab menyelenggarakan pekerjaan yang sifatnya teknikal dan operasional maupun oleh mereka yang mendapat kepercayaan menduduki berbagai jabatan majerial. Berdasarkan informasi seperti itu akan dapat diwujudkan kesesuaian penempatan seseorang dengan pengetahuan, keterampilan, pengalaman, dan kemampuan kerjanya.

3.      Persyaratan fisik, mental, pengalaman dan pelatihan

Selain informasi tentang jabatan, para analis memerlukan data tentang orang-orang yang melaksanakan pekerjaan. Checklist ini menemukan kecakapan, kemampuan, pelatihan, pendidikan, pengalaman, dan ciri/karakteristik lain yang diperlukan oleh para pemegang jabatan.

4.      Kondisi kerja

Informasi tentang kondisi kerja pun sangat penting dikumpulkan melalui kuesioner. Kondisi kerja dapat menjelaskan kebutuhan akan keterampilan, pelatihan, pengetahuan khusus, atau bahkan rencana jabatan khusus. Demikian pula, jabatan harus bebas dari bahaya/resiko kesehatan dan keselamatan kerja. Kondisi-kondisi pekerjaan yang unik/khas juga mempengaruhi penerimaan, penempatan, dan keputusan-keputusan mengenai kompensasi.

5.      Standar Prestasi Kerja

Informasi ini dikumpulkan terhadap jabatan-jabatan yang mempunyai standar prestasi kerja yang jelas dan obyektif. Apabila standar-standar tidak jelas maka analis jabatan dapat meminta para pengawas organisasi untuk mengembangkan standar-standar pelaksanaan yang layak.