Analisis Jabatan (bag 4)

3 PENGUMPULAN DATA

Tidak ada satupun cara yang terbaik untuk mengumpulkan informasi analisis jabatan. Para analis harus menilai faktor biaya, waktu dan kecermatan yang berhubungan dengan masing-masing metode. Setelah memutuskan faktor mana yang paling penting, mereka menggunakan wawancara (interview), kuesioner, buku catatan harian pekerja (employee logs), pengamatan (observasi), diskusi dengan para ahli (panel of expert), atau gabungan dari teknik-teknik tersebut.

1.      Wawancara (interview)

Dapat dikatakan bahwa teknik wawancara merupakan salah satu diantara sekian banyak teknik pengumpulan informasi yang sering digunakan. Salah satu alasannya ialah bahwa informasi yang dapat digali melalui teknik ini cukup akurat. Wawancara tatap muka merupakan suatu cara yang efektif untuk mengumpulkan informasi jabatan. Analis mempunyai checklist jabatan sebagai suatu pedoman, akan tetapi dapat menambah pertanyaan-pertanyaan lain apabila diperlukan.

Ketepatan informasi dengan tingkat tinggi dimungkinkan oleh paling sedikit 3 faktor. Pertama, karena pengumpul informasi telah mendapatkan deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Kedua, dalam tanya jawab dengan para pekerja selalu terbuka kesempatan untuk menghilangkan perbedaan pendapat tentang deskripsi pekerjaan yang dijadikan objek penelitian. Ketiga, para pengawas yang turut diwawancarai memberikan konfirmasi tentang kebenaran hasil wawancara antara analis dengan para pekerja yang bersangkutan. Kelemahan utama teknik ini terletak pada prosesnya yang lamban dan memakan biaya yang cukup besar.

2.      Kuesioner melalui pos

Pilihan yang paling cepat dan tidak memakan biaya banyak adalah kuesioner melalui pos yang dikembangkan dari checklist analisis jabatan. Akantetapi terdapat berbagai kelemahan dalam penggunaan teknik ini, seperti jawaban yang tidak lengkap, jawaban tidak akurat, atau jumlah responden yang mengembalikan kuesioner sehingga tidak memungkinkan analisis yang akurat. Agar menjamin manfaat yang semaksimal mungkin dari penggunaan teknik ini, berbagai kelemahan di atas perlu ditanggulangi.

3.      Buku catatan pekerja (employee logs)

Meneliti catatan harian pegawai tentang tugas pekerjaannya juga merupakan salah satu teknik pengumpulan informasi. Para pekerja secara berkala mengikhtisarkan tugas-tugas dan kegiatan mereka didalam buku catatan harian. Apabila masukan-masukan dibuat dalam kurun waktu yang relatif panjang, maka buku catatan pekerjaan menjadi teknik yang sangat akurat. Bahkan dapat menjadi satu-satunya cara yang dapat dikerjakan dengan mudah untuk mengumpulkan informasi. Kelemahan teknik ini adalah bahwa dikalangan pekerja mungkin terdapat keengganan untuk mengisi buku catatan harian masing-masing karena tugas tersebut sering dipandang sebagai beban tambahan yang tidak berkaitan langsung dengan produktivitas kerja seseorang.

4.      Pengamatan (observasi)

Suatu pendekatan lain adalah pengamatan langsung. Pendekatan ini lamban, memakan biaya banyak, dan kemungkinan kurang akurat dibandingkan dengan teknik-teknik yang lain dikarenakan pekerja berusaha bekerja lebih produktif karena mereka menyadari bahwa cara kerja mereka sedang diamati. Manfaat dari penggunaan teknik ini adalah sebagai alat verifikasi ketepatan informasi yang dikumpulkan melalui teknik-teknik lain.

5.      Diskusi dengan para ahli (panel of expert)

Dalam organisasi yang sudah besar, salah satu teknik pengumpulan informasi yang lumrah digunakan adalah dengan memperoleh pandangan dari dua kelompok dalam organisasi. Mereka yang dianggap senior dalam bidang yang dianalisis dan mereka yang para pekerja yang bersangkutan. Perlu ditekankan disini adalah bahwa para analis harus sangat teliti dalam menginterprestasikan bahan yang diperoleh karena tidak mustahil para senior meremehkan pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja atau pekerja junior.

6.      Gabungan

Oleh karena tiap metode mengandung kekurangan atau kelemahan, maka para analis jabatan sering mengandalkan gabungan. Artinya dua teknik atau lebih digunakan secara bersamaan. Kombinasi dapat menjamin kecermatan yang tinggi, biaya yang minimum dan waktu yang relatif singkat. Dengan tidak memandang teknik apa yang digunakan, informasi analisis jabatan akan sedikit nilainya kecuali para analisis mengubahnya ke dalam formulir-formulir yang lebih berguna.